Procedure belangenconflicten

Hoewel wij het volmachtbedrijf en onze functie als tussenpersoon in afzonderlijke rechtspersonen uitoefenen, is er geen volstrekte taakscheiding. Een taakscheiding zou immers de door ons beoogde efficiencyvoordelen schaden. Het kan voorkomen dat er een conflicterende situatie ontstaat tussen onze functie als gevolmachtigde en onze functie als tussenpersoon. Wij hebben hiervoor het navolgende beleid geformuleerd.

  • De feitelijk leider van het volmachtbedrijf is eindverantwoordelijk voor het volmachtbeleid.
  • Indien de in dit handboek genoemde procedures, werkinstructies en kwaliteitsdocumenten geen duidelijkheid geven over hoe in een bepaalde situatie (met betrekking tot verleende volmachten) gehandeld dient te worden, beslist de feitelijk leider van het volmachtbedrijf.
  • Beslissingen om af te wijken van de in dit handboek genoemde procedures, instructies en overige documenten worden genomen:- binnen de bevoegdheden van de verleende volmachten na schriftelijke toestemming van de feitelijk leider van het volmachtbedrijf;- in afwijking van de bevoegdheden van de verleende volmachten met schriftelijke toestemming van de feitelijk leider van het volmachtbedrijf en van de volmachtgever.
  • Indien er bij een schade gediscussieerd wordt over de schuldvraag en er zijn twee of meer van onze (volmacht)verzekerden bij betrokken, dan wordt de schaderegeling geheel of gedeeltelijk uit handen gegeven aan een van de betrokken verzekeraars/volmachtgevers.

Conflicterende situaties

Procedure voor (mogelijk) conflicterende situaties
Binnen onze groep voeren wij zowel de functie van bemiddelaar als gevolmachtigd agent uit. Onze bedrijfsvoering is zodanig ingericht dat de bedrijfsprocessen van onze bemiddelings- en volmachtactiviteiten van elkaar zijn gescheiden. Onze bemiddelings- en volmachtactiviteiten zijn in verschillende rechtspersonen ondergebracht, met een afzonderlijke jaarrekening.
Hoewel de bedrijfsprocessen en verantwoordelijkheden duidelijk zijn gescheiden is er geen sprake van een zuivere taakscheiding tussen onze bemiddelings- en volmachtactiviteiten, dit zou het door ons beoogde efficiencyvoordeel schaden. De bedrijfsprocessen en verantwoordelijkheden zijn beschreven in ons elektronisch Kennisportal. Ondanks de door ons getroffen maatregelen kan het voorkomen dat er een conflicterende situatie ontstaat tussen onze functie als gevolmachtigde en onze functie als bemiddelaar. Wij hebben hiervoor het navolgende beleid geformuleerd:

– Wij hebben een scheiding aangebracht tussen de dagelijkse leiding van onze
bemiddelingsactiviteiten en onze volmachtactiviteiten;

– De feitelijk leider van het volmachtbedrijf is eindverantwoordelijk voor het volmachtbeleid;

– Indien de in ons elektronisch Kennisportal genoemde procedures, werkinstructies en overige documenten geen duidelijkheid geven over hoe in een bepaalde situatie (met betrekking tot de verleende volmachten) gehandeld dient te worden, beslist de feitelijk leider van het volmachtbedrijf;

– Beslissingen om af te wijken van de in het elektronisch Kennisportal genoemde procedures, instructies en overige documenten worden genomen:

1. binnen de bevoegdheden van de verleende volmachten na (schriftelijke) toestemming van de feitelijk leider van het volmachtbedrijf ;
2. in afwijking van de bevoegdheden van de verleende volmachten met (schriftelijke) toestemming van de feitelijk leider van het volmachtbedrijf en van de volmachtgever.

– de beslissing c.q. toestemming van de feitelijk leider van het volmachtbedrijf en indien nodig de toestemming van de volmachtgever wordt vastgelegd en gearchiveerd.